Cómo gestionar turnos y horarios rotativos sin perder el control
En 2026, la Inspección de Trabajo reforzará sus controles sobre el cumplimiento de la jornada laboral, la documentación y la protección de datos.
Cada año se incrementan las sanciones a empresas por no registrar correctamente las horas trabajadas o no conservar los datos durante el tiempo exigido.
La mayoría de los incumplimientos no se deben a mala fe, sino a falta de organización o desconocimiento.
Por eso, esta guía te ayudará a prepararte para una inspección de trabajo paso a paso, con un checklist completo que puedes revisar hoy mismo.
💡 Si cumples con esta lista, puedes recibir una inspección mañana y no tener nada que temer.
El objetivo principal de la Inspección no es sancionar, sino garantizar que se respetan los derechos laborales y las obligaciones empresariales.
En 2026, el foco estará en tres áreas clave:
Registro de jornada y control horario digital.
Cumplimiento del RGPD y trazabilidad de datos laborales.
Gestión documental (contratos, nóminas, vacaciones y bajas).
🧠 Si usas sistemas manuales o hojas Excel, es muy probable que no superes una inspección sin incidencias.
El registro de jornada es uno de los documentos que siempre pide la Inspección.
Y a partir de 2026, deberá estar en formato digital y trazable.
Registro de entrada, salida y pausas de cada trabajador.
Conservación de los datos durante 4 años.
Acceso inmediato para los empleados y los inspectores.
Registros inmutables (sin posibilidad de manipulación manual).
Si usas Excel, hojas firmadas o correos, no cumples.
La Inspección puede considerar tus registros inválidos y sancionarte con hasta 7.500 € por infracción.
Con Fitxa, cada fichaje queda registrado automáticamente y guardado en la nube:
Sin posibilidad de modificación manual.
Accesible 24/7 para inspección o trabajador.
Cumpliendo el RGPD y la normativa laboral.
📲 Un clic y tienes todo lo que necesita la Inspección.
Otro punto esencial es tener toda la documentación laboral actualizada y centralizada.
Esto incluye contratos, nóminas, justificantes, bajas médicas y renovaciones.
Copia de los contratos laborales firmados.
Registros de jornada y horas extra.
Documentos de vacaciones y ausencias.
Certificados de prevención de riesgos laborales.
Si tu documentación está dispersa entre correos, carpetas o papel, tardarás horas (o días) en reunirla.
Subes todos los documentos a la plataforma (por empleado o categoría).
Los empleados acceden a su propia documentación.
Los responsables pueden consultar o exportar informes al instante
📁 Tener todo en Fitxa es como tener tu gestoría y archivo en la nube.
El RGPD es otra de las áreas más vigiladas por la Inspección.
Recuerda: los datos laborales (horarios, contratos, nóminas, localización) son datos personales, y su mal uso puede acarrear sanciones adicionales.
Cifrado y almacenamiento seguro de los datos.
Servidores dentro de la Unión Europea.
Accesos limitados por rol o usuario.
Registro de cada acción sobre la información (trazabilidad).
Cifrado extremo a extremo.
Servidores en la UE.
Roles diferenciados: empleado, manager, administrador.
Historial completo de accesos y modificaciones.
🔐 Cumples la ley laboral y la de protección de datos con la misma herramienta.
Uno de los puntos más revisados es el cumplimiento del descanso mínimo entre jornadas y el registro de horas extra.
En 2026, la Inspección usará herramientas digitales para detectar desequilibrios y abusos.
Que las horas extra estén registradas y aprobadas.
Que se respeten los descansos mínimos (12 h entre jornadas, 36 h semanales).
Que las horas extraordinarias estén compensadas o pagadas.
Detecta automáticamente horas fuera del horario habitual.
Permite a los managers aprobar o compensar las horas extra.
Genera informes con los totales mensuales.
🧾 Si tus fichajes son digitales, el cálculo es automático y sin errores.
La gestión de vacaciones y ausencias también se revisa para comprobar que se respetan los derechos laborales.
Si las solicitudes se hacen por WhatsApp o correo, no hay constancia formal.
Registro de vacaciones y ausencias de los últimos años.
Políticas internas de aprobación y comunicación.
Justificantes de bajas médicas o permisos.
Solicitudes digitales desde el móvil o navegador.
Aprobación con un clic por parte del responsable.
Registro automático y exportable para auditoría.
🌴 Transparencia, orden y cumplimiento con cero papeleo.
Si tienes más de 50 empleados, estás obligado a tener un plan de igualdad.
Pero incluso con menos, la Inspección puede pedir tu registro salarial para comprobar que no hay diferencias injustificadas entre hombres y mujeres.
Informe retributivo actualizado.
Justificación de diferencias (si las hay).
Documentación del convenio aplicable.
Fitxa te ayuda exportando informes de jornada y roles, base para la creación del registro salarial.
⚖️ Igualdad y cumplimiento en un solo panel.
Una de las ventajas del control horario digital es la trazabilidad.
Los inspectores pueden pedirte registros de fichajes, ausencias o contratos de los últimos 4 años.
Con Fitxa:
Puedes exportar informes en PDF o Excel en segundos.
Filtrar por empleado, fecha o centro de trabajo.
Mostrar toda la actividad registrada con validez legal.
📈 Lo que antes tardabas horas en reunir, ahora lo haces en minutos.
Si recibes una visita o notificación, mantén la calma.
La mayoría de inspecciones se resuelven sin sanciones si puedes demostrar orden y transparencia.
Ten toda la documentación digitalizada.
Muestra los registros de jornada al instante.
Evita improvisar: no modifiques ni crees registros sobre la marcha.
Demuestra trazabilidad y acceso a la información.
Con Fitxa, basta con acceder al panel y generar el informe que te pidan.
Así transmites profesionalidad y confianza.
💬 Una empresa organizada rara vez tiene problemas en una inspección.
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Requisito |
Cumples |
|---|---|
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Registro digital de jornada |
☐ |
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Registros inalterables y guardados 4 años |
☐ |
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Documentación laboral organizada |
☐ |
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Protección de datos (RGPD) |
☐ |
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Registro de horas extra y descansos |
☐ |
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Gestión de vacaciones y ausencias |
☐ |
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Igualdad retributiva (si aplica) |
☐ |
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Informes digitales y trazables |
☐ |
Cuantos más ✅ marques, más tranquilo podrás dormir.
La mejor forma de afrontar una inspección laboral en 2026 es no tener nada que esconder.
Y eso solo se consigue con organización, digitalización y trazabilidad.
Con Fitxa, cumples con todos los requisitos desde un solo lugar:
Control horario digital homologado.
Gestión documental y de vacaciones.
Seguridad RGPD y generación de informes instantánea.
🧩 Lo que antes era un quebradero de cabeza, ahora se resuelve con un clic.
👉 Descubre Fitxa y mantén tu empresa siempre lista: cumple la ley, evita sanciones y ahorra tiempo cada día.
