Cómo gestionar turnos y horarios rotativos sin perder el control
El registro horario en la nube se ha convertido en la opción más habitual para pymes y asesorías.
Es cómodo, accesible desde cualquier lugar y evita depender de papeles o servidores locales.
Pero no todo vale.
Que el sistema esté “en la nube” no garantiza por sí solo el cumplimiento legal, ni la seguridad de los datos ni que supere una auditoría de la Inspección de Trabajo.
En este artículo te explico qué requisitos debe cumplir un registro horario en la nube, cómo evaluar su seguridad y qué aspectos se revisan en una auditoría laboral para evitar sanciones.
La normativa laboral española no habla de “cloud” o “on-premise”.
Habla de resultados.
Un registro horario válido debe cumplir, como mínimo, estos puntos:
Registro diario de la jornada.
Hora real de inicio y fin.
Datos fiables y veraces.
Conservación durante 4 años.
Disponibilidad inmediata ante inspección.
Da igual si el sistema es online o local:
si no cumple esto, no sirve.
Cuando está bien diseñado, un sistema en la nube ofrece ventajas claras frente a soluciones locales o manuales:
Acceso desde cualquier dispositivo.
Datos centralizados en tiempo real.
Menor riesgo de pérdida de información.
Copias de seguridad automáticas.
Escalabilidad sin instalaciones técnicas.
Por eso, herramientas como Fitxa apuestan por un modelo 100 % cloud, pensado para pymes que necesitan fiabilidad sin complejidad.
Aquí conviene ser especialmente crítico.
No todos los softwares en la nube cumplen los mismos estándares.
Los datos laborales son datos personales.
El proveedor debe indicar claramente dónde se almacenan.
Buenas prácticas:
Servidores dentro de la UE.
Cumplimiento del RGPD.
Contrato de encargado del tratamiento.
Si no se especifica la ubicación, hay un riesgo legal real.
Los datos deben estar protegidos:
en tránsito (HTTPS),
y en reposo (almacenamiento cifrado).
Esto evita accesos no autorizados o fugas de información.
No todo el mundo debe ver todo.
Un sistema seguro permite:
perfiles de empleado, responsable y asesoría,
accesos limitados según rol,
registro de quién accede y cuándo.
Fitxa aplica este modelo para proteger la información laboral.
La empresa debe poder confiar en que los datos no se perderán.
Las copias automáticas y la redundancia son clave, especialmente ante incidentes técnicos.
Cuando la Inspección de Trabajo revisa un registro horario en la nube, no analiza el software, sino los datos y el proceso.
Normalmente comprobará:
Que los fichajes son coherentes y reales.
Que no hay patrones artificiales (mismas horas todos los días).
Que los registros antiguos siguen disponibles.
Que existen históricos y no se han borrado datos.
Que las modificaciones quedan registradas.
Un sistema sin trazabilidad levanta sospechas de inmediato.
La nube facilita mucho la trazabilidad… si se usa bien.
Un buen registro horario debe poder mostrar:
cuándo se creó cada fichaje,
si se modificó,
quién hizo la modificación,
y con qué motivo.
Esto es especialmente importante en entornos cloud, donde el acceso es remoto.
Fitxa mantiene este historial para que, ante una auditoría, la empresa pueda demostrar la veracidad de los datos.
No todo lo “online” es seguro o legal.
Algunos errores frecuentes son:
Sistemas que permiten editar fichajes sin dejar rastro.
Plataformas gratuitas sin conservación de 4 años.
Exportaciones incompletas o incoherentes.
Falta de contrato de encargado de tratamiento.
Accesos compartidos entre empleados.
Estos fallos no siempre se detectan hasta que llega una inspección.
Una pyme de 18 empleados recibe una inspección rutinaria.
Usa Fitxa como sistema de registro horario en la nube.
Durante la visita:
Accede a los fichajes de los últimos 2 años en segundos.
Muestra entradas y salidas reales.
Justifica correcciones con historial.
Presenta exportaciones mensuales coherentes con nóminas.
Resultado: inspección resuelta sin requerimientos adicionales.
Hazte estas preguntas:
¿Puedo acceder ahora mismo a registros de hace 3 o 4 años?
¿Puedo demostrar si un fichaje fue modificado?
¿Sé dónde están almacenados los datos?
¿Hay perfiles de acceso diferenciados?
¿Puedo exportar los datos fácilmente?
Si alguna respuesta es “no” o “no lo sé”, hay margen de mejora.
El registro horario en la nube es una gran solución para pymes… si cumple la ley y protege los datos.
No se trata de usar la última tecnología, sino de tener un sistema fiable, trazable y auditable.
Con Fitxa, las empresas pueden registrar la jornada en la nube con seguridad, cumplir el RGPD y estar preparadas ante cualquier inspección, sin complicaciones técnicas.
🔐 Si tu control horario está en la nube, asegúrate de que también lo está tu tranquilidad legal.
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